【企業診斷】共享辦公室融入藝術 連結社區

2024-03-18 10:08:40 182

    【中小企特區】疫情前興起的共享辦公室,疫後更迅速發展。有海外升學的年輕人回澳後籌備創辦博派藝術空間(前稱博派共享辦公室),聯合創辦人何駿韜表示,二二年中創立該空間,去年中將藝術融入共享辦公室,以藝術+商業空間強化與社區的連結,並定期舉辦不同的藝術展覽,為租戶提供藝術鑑賞,進一步提升空間的知名度。目前達至收支平衡,未來希望加入不同配套服務,加強與租戶企業合作,拓展收入來源。

    疫後受港資外企歡迎

    何駿韜表示,疫情期間在澳洲升學,修讀藝術與文化管理碩士課程,因疫情關係進行網課,二二年返回澳門以網課繼續課程。在海外升學期間,發現外地共享辦公室相當流行,疫情後進一步普及,故回澳後構思在澳門籌建共享辦公室。另一方面,本澳寫字樓物業受多種因素影響,近年空置率持續上升,不少寫字樓“交吉”多時未有下文,遂與寫字樓業主分享共享辦公室的可行性,最終獲業主接納,共同將實用面積六千呎的寫字樓空間發展成共享辦公室。

    經過一段時間籌備後,博派藝術空間於二二年五、六月迎來第一批企業進駐,但不久即遇上“618”疫情,全澳進入封控期,由於未知封控多久,有兩三家企業提出退租,幸好疫情於八月受控,本澳並於去年一月初對外開放,市場環境及信心逐步好轉,租賃需求增加。特別是港資、外資企業需短時間內尋找寫字樓,同時兼備靈活性、節省成本開支等要求,共享辦公室成為首選。

    廿七辦公室出租九成

    該空間共有廿七個辦公室供企業租賃,面積一百至三百呎,最小為二人房、最大為六人房,月租由八千至萬七元,最短租一個月、最長可租三年,對租戶會員二十四小時開放,目前出租率超過九成,有四十家企業落戶。該空間透過舉辦IT研討會、培訓活動、藝術之旅等不同類型的活動,加強與社區互動,強化與社區連結。

    “一展兩地”提升效益

    隨着共享辦公室漸上軌道,去年中開始加入藝術元素,在公共空間營造藝術氛圍,如利用走廊位置,與不同機構合辦藝術展覽。將藝術融入商業空間後,有助改善共享辦公室的形象,進一步增加知名度,收到更多企業查詢落戶詳情,今年已安排舉辦八個藝術展覽。此外,該空間並與橫琴共享辦公室達成合作協議,將藝術展覽帶到橫琴共享辦公室展出,做到“一展兩地”,提升成本效益。

    營運方面,該空間沒有申請政府資助,依靠辦公室租金為主要收入來源,扣除租金等經營成本後,處於收支平衡階段,現階段主要做好該空間的平台及配套服務,未有計劃擴充該空間或將模式複製至其他城市。未來希望加入更多商業配套服務,並與不同類型的辦公室租戶探討更多雙互合作的可能性,達至資源共享,拓展更多收入來源。

    澳門日報記者  黃思僑

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地址:澳門宋玉生廣場獲多利大廈十六樓A-J座及W-X座

電話:65360140

負責人:何先生

 經營三問:

1、共享辦公室強化社區連結有何建議?

2、如何與租戶開展合作達至雙贏?

3、共享空間怎樣增加收入來源?

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     青企:了解客戶需求提供服務

   【青企診斷】澳門青年企業家協會表示,共享辦公室一直都存在,一些甲級商廈都會撥出一定地方來提供一些短期的租借辦公地點、註冊地址、簡單的秘書服、會議室和活動場地租借,但由於過去十多年創業氛圍十分熾熱,變成共享辦公空間越來越多,除了公營和社團運作的空間之外,私營的也不少,所以今期個案作為私營的共享空間,必須要有更靈活的服務才能吸引客戶。

   現在澳門的寫字樓空置率越來越高,但不等於共享辦公空間沒有生存的位置,要讓客戶了解到自己租寫字樓和利用共享辦公空間的分別,就是能夠即租即用和享用更多的增值服務。

   首先強化與社區的連結,現在空間以藝術為主題,就是想利用好公共的地方長期舉辦活動和增加人氣,讓更多人認識,現在最聰明的做法就是和橫琴的共享空間合作,把藝術變成一展兩地,同時可以盡量宣傳辦公空間,讓外資選擇在澳門投資時,首先落戶博派,未來除了橫琴之外更可以和大灣區其它的共享空間合作舉辦這類型的巡迴展,主要就是宣傳辦公空間。

   第二如何與租戶合作達致雙贏。首先要了解客戶群,一般利用空間的客戶都是初創企業和外資企業,都是以試探性質進入澳門市場,長遠希望落戶並有自己的私人辦公地點,所以在服務上可以盡量配合這類型的客戶要求,例如一些增值的服務幫他們跑政府部門、尋找長遠的辦公地點、甚至乎其他服務例如建議裝修、供應商的介紹等服務。

   最後增加收入來源方面。除了租金之外,很多的增值服務也可以提供給客戶去選擇和選購,因為利用共享空間的客戶,都是希望即租即用,並專注其擅長的工作,所以其他周邊所有的服務都可以是增加收入的來源,例如本地文件的遞送,簡單的做賬服務等都可以提高收入。

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     中銀中小企:提供額外增值服務

   【中銀財務建議】中銀中小企服務中心建議:

   1、共享辦公室強化社區連結的建議:

   a) 主辦社區活動:舉辦定期的社區活動,如講座、工作坊、交流會等,邀請社區成員參與。這些活動可以涵蓋多個主題,例如創業、職業發展、藝術欣賞等,以滿足不同人群的需求。

   b) 合作社區組織:與當地社區組織合作,共同舉辦活動或提供服務。這可以是當地藝術團體、非營利組織或教育機構等。透過合作,可以擴大社區影響力,吸引更多社區成員參與。

   c) 地方文化推廣:將本澳藝術、文化和歷史元素融入共享辦公室的設計和裝飾中,讓租戶和訪客能夠感受到當地的獨特魅力。同時,可以舉辦與本澳文化相關的活動,如藝術展覽、音樂會或講座,以增進對當地文化的認識和理解。

   d) 社交空間設計:在共享辦公室中設置共用休息區、咖啡廳或休閒場所,提供社區成員交流和互動的場所。這些空間可以促進人際關係的建立和合作機會的產生。


   2、與租戶開展合作達至雙贏的建議:

   a) 提供增值服務:了解租戶的需求,提供額外的增值服務,如商業諮詢、市場營銷支援、專業培訓等。這些服務可以幫助租戶提升業務能力,同時增加共享辦公室的價值。

   b) 促進合作和交流:組織定期的租戶交流會議或活動,讓租戶之間有機會互相認識、分享經驗和合作機會。這有助於建立積極的社區氛圍,促進跨行業合作和合作機會的產生。

   c) 彈性租賃選項:提供不同的租賃選項,包括長期租賃和短期租賃,以滿足不同租戶的需求。這樣可以吸引更多的企業和個人來租賃空間,同時增加收入來源。


   3、共享空間增加收入來源的建議:

   a) 增加附加服務:提供額外的服務,如會議室租賃、活動場地租賃、行政支援等。這些服務可以為租戶提供更多選擇,同時增加收入。

   b) 舉辦專業培訓和工作坊:組織與租戶需求相關的專業培訓課程和工作坊,吸引更多的參與者並收取相應的費用。這些培訓和工作坊可以涵蓋各種主題,如創業、市場營銷、技能提升等。

   c) 租賃彈性空間:如果有空餘的辦公空間,可以考慮將其租給短期使用者,如自由職業者、旅行工作者或需要臨時辦公場所的企業。這樣可以充分利用資源,增加收入。

   d) 合作夥伴關係:建立與其他企業或服務提供商的合作夥伴關係,共同開展業務或提供服務。這可以是與當地咖啡館合作提供優惠,與專業培訓機構合作提供培訓課程等。

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     生產力:共享資源 互促成長

   【生產力角度】生產力中心認為,與商務中心相比,共享空間最大的價值及吸引力在於能提供一個可凝聚及有助使用者(租戶)業務增長和發展,並推進一些共同理念的社群環境,建議經營者應從共享空間的定位和目標市場角度,探索如何能進一步因應使用者的需要,為使用者創建社群活動及提供合作和發展機會。

   要建立一個積極、互動和有價值的社群環境,共享空間可設立一些共享資源的區域或平台,讓使用者可以共享工具、技能或知識;另外,亦可提供空間或區域供使用者之間合作進行一些活動或推廣,分享資源。為加強知識共享的文化,可定期組織使用者進行交流會、專題演講、工作坊等活動,鼓勵他們分享自身故事、知識和經驗,讓使用者之間有機會學習和互相啟發。為向使用者提供成長機會並加強社群價值,也可組織研討會、培訓課程或專家演講等專業發展活動。

   在該空間與其他社區組織合作進行講座、培訓及藝術展覽等活動是有助擴大社群的網絡和資源;經營者可考量與當中一些組織建立更深入的合作夥伴關係,共同推出能創造營收的活動,並同時為使用者提供優惠。

   要與使用者建立更積極的合作關係,可考量如何引入與使用者相關的業務機會,例如,透過與其他使用者、合作夥伴或行業組織建立聯繫,推薦潛在的合作夥伴或客戶,以協助使用者擴大業務網絡和市場份額。

   若需進一步尋求在經營及管理上的建議及培訓,可聯絡生產力中心(電話:28781313、電郵:cpttm@cpttm.org.mo)。

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   加強合作並提供附加服務助增收

   本次案例企業「博派藝術空間」經營共享辦公室與藝文空間,其實業務項目在國外其他許多城市都有不少成功先例可以參考,在澳門也有類似業者經營,但「博派藝術空間」沒有申請政府資助,主要就依靠辦公室租金為主要收入。以下經營者提出的問題,給予以下建議:

   與社團合作,加強社區連結:建議「博派藝術空間」可以與澳門各大社團(特別是四大社團和與藝術相關的社團),以及常支持及舉辦藝術活動的龍頭博企(如:美高梅及永利)建立聯繫,舉辦更多合作的藝文活動和商業培訓,並與各大社團聯合輸出雙方的宣傳內容,以增加在社區的知名度。另一方面,可與共享辦公室周邊的社團辦事處建立更多合作,將展覽於社區不同地點展出。

   琴澳聯動是合理發展方向:「博派藝術空間」已經和橫琴同業的共享辦公室達成合作協議,將藝術展覽帶到橫琴共享辦公室展出,做到“一展兩地”,提升成本效益。這是很好的作法。建議「博派藝術空間」持續加強琴澳兩地互動與深度合作,將包括藝術文化等元素的活動做到兩地輪展共享,符合澳門未來產業適度多元發展重心向橫琴延伸的未來方向。

   提供新創企業發展過程所需系列服務:會租用共享辦公室的客戶,許多都希望在澳門取得據點,並在灣區或國際市場進一步擴張,發展過程中,除了辦公空間之外,還可能需要一系列服務。建議「博派藝術空間」多多走訪租客做調查,詢問租客所需,並為租戶提供更多附加資源及服務,例如商業諮詢、法務、培訓、投資、融資、財務審計、外勞申請、市場擴張、等一系列相關服務,幫助中小微企更好運營。之後可定期詢問租戶需求是否被滿足,有否新需求,租戶持續運營得好,有營利,自然會續租,甚至租更多位置,造成雙贏。

   新增相關業務,增加收入:建議「博派藝術空間」加強與政府、學校及社團的聯繫,可與其共同組織與創業及藝術相關的研學遊交流活動,從中增加公司收入。另一方面,可與社團及教育機構建立長期合作關係,定期舉辦系列課程,形成穩定固定收入。上述附加服務都是可能的新收入來源。

   澳門大學工商管理學院教授 劉丁己博士