【中小企採購】澳企承辦博企大型展會增強軟實力

2021-04-27 14:08:25 editor 69

    金沙中國旗下的澳門威尼斯人坐擁120萬平方呎的會展場地,去年疫情緩和後,於八月舉辦集吃喝玩樂於一身的“金沙物美嘉年華”助力本澳中小微企及配合政府內循環經濟政策,並公開招標予本地中小企參與策展,最後由澳匯展覽有限公司競投成功。該公司董事總經理盧德忠、執行董事吳文慧表示,中小微企能夠與跨國企業合作,獲益良多,各層面及應變能力相對增強;與大企合作辦大型會展項目後,公司辦展能力大大提高,外地客戶及展商增強了對公司的信心,對公司拓展內地及國際市場有幫助。


    澳門日報記者 黃思僑


    1、介紹公司成立背景及主要業務。

    盧、吳:公司由二人於一四年合資成立,此前各有自己的公司,負責展覽的不同範疇,後來雙方合作籌備婚慶展覽活動,認為合作順利,着手籌備成立澳匯展覽,將雙方的資源融合發展。公司最初以婚慶展覽活動為主,後來有感本澳展覽活動未夠多元化,因此大膽嘗試舉辦玩樂達人博覽,獲市場一定的反響。隨後在一次台灣旅程中認識當地業界,得悉當地有辦櫻桃小丸子等卡通人物主題展覽,遂首次引入澳門舉辦,吸引逾八萬人次購票入場,成效理想。經過這次經驗,便主動出擊籌備卡通人物展,每次反應都十分良好。直至去年疫情爆發後,相關展覽亦受人流及入境旅客大減影響而暫停舉辦。婚慶展覽及玩樂達人展覽於本年已復辦。


    2、與金沙合作如何開展?

    盧:在該公司成立前,曾參與本澳舉辦的多項展覽活動,開始與金沙中國團隊有初步接觸,例如場地租借團隊,故雙方已有初步認識。直至去年疫情緩和後,金沙中國有意舉辦展銷會——金沙物美嘉年華,公司獲得競投機會,最後在團隊共同努力下,以創意互動的計劃書成功投得項目,雙方才有進一步的合作空間。


    3、金沙中國如何為公司提供支援?

    吳:雖然公司有舉辦不少於70場的不同類型展覽經驗,但與跨國企業合作舉辦大型嘉年華活動則是首次,故最初也要一段時間適應、磨合。作為主辦機構的金沙中國,並非單向提出要求,而是致力於良好互動下展開合作,金沙中國團隊也透過自身擁有的資源給予全面支持及協助,例如協助推廣及進行人流管控等工作。最後合共518個展位的盛會在疫情防控下仍取得理想成效,除了公司團隊努力,金沙中國團隊也功不可沒。


    4、公司作出哪些改善工作,協助籌備展覽?

    盧:公司過去組織的展覽,一般有百個多展位,最多接觸一百多家企業,金沙物美嘉年華有逾五百個展位,且涉及不同行業,規模盛大。故公司加快投資研發會展管理系統,並首次在金沙物美嘉年華的籌備工作中使用。參展企業透過電腦或手機落單和溝通,節省人手,減少疫情下接觸,提高營運效率。現時繼續完善該系統,日後計劃開放租賃,予本澳同業使用,共同提升本澳會展業專業水平。


    5、公司與金沙中國正式開展合作後有何得益?

    盧、吳:與金沙中國合作後,能夠豐富公司的“履歷”,主動與外地企業爭取業務時,提及過去曾與金沙中國合作,猶如一張“卡片”,回覆率有所提高,有助增強公司競投項目的軟實力及信心。未來公司則會立足澳門,面向全球,首先擴展至粵港澳大灣區市場,開拓發展機會。

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  金沙:創意計劃迅速應變滿足要求


    金沙中國去年首次舉辦“金沙物美嘉年華”,積極響應特區政府“齊消費、促經濟"的政策,為本地中小微企及商場旗下的零售商舖在疫情下創造商機。金沙中國採購及供應鏈管理營運總監陳煜明、經理何嘉麟表示,澳匯在籌備展銷會的過程中具有相當彈性和靈活性,能迅速回應及滿足項目的要求,令活動取得超預期成效。展銷會圓滿結束後,對方更提供詳盡報告,供日後籌備同類項目作參考。


    1、雙方何時開展合作?

    陳:金沙中國團隊早在多年前的青創周活動上初步接觸澳匯,雙方一直保持聯絡,但未曾直接展開合作。最終以“金沙物美嘉年華”的契機,促成了雙方首次合作。


    2、金沙為何選擇澳匯作為服務供應商?

    何:金沙中國去年首次舉辦“金沙物美嘉年華”展銷會,需要公開招標尋找服務供應商。團隊在網上尋找本澳策展公司,最後有包括澳匯在內的多家本地公司參與競投。項目團隊綜合審視計劃書內容,包括軟硬件及流程設計等,認為澳匯計劃書具創意,集吃喝玩樂於一身,價格也相當有競爭力,最終脫穎而出。


    3、籌備展覽過程中,澳匯有何優勢?

    陳:“金沙物美嘉年華”由拍板立案到展出約三個月,雙方團隊每周開一次會議,對展覽平面圖、區域劃分、設施配置等提出優化想法,展覽規模持續擴大,兼顧吃喝玩樂。同時要配合金沙中國按照指引實行的一系列防疫措施,對方能夠迅速作出應變,體現中小企“人少決策快、彈性高、回饋快”的特點,並能夠成為500多家參展中小微企及金沙中國零售商戶與金沙中國的溝通橋樑。最終在雙方共同努力下,三天展期吸引逾十萬人次入場,成效超乎預期。


    4、展銷會前後,澳匯作出哪些跟進工作?

    陳:澳匯在籌備展銷會前,投入會展管理系統,為參展商提供無接觸的電子交流平台,強化溝通效率,獲得參商展好評。展銷會期間,澳匯設有問卷調查,並在展銷會結束後製作成詳細的展覽總結報告,涵蓋活動各層面的資料,讓金沙中國能夠準確掌握展銷會成效及評價,並為日後舉辦同類活動提供參考數據。


    5、金沙中國如何綜合評估服務供應商?

    何:金沙中國對於不同類型的供應商有不同的評估方式,例如會諮詢用家部門的意見,檢視供應商的服務,包括是否有接到投訴、滿意程度、是否達到服務要求等指標。澳匯在這些評估標準都能夠達標,且高於預期,故去年金沙中國向澳匯頒發卓越供應商獎項,肯定其成績。


    金沙小貼士:


    金沙中國選擇服務供應商時,除了關注價格外,更重視計劃書是否具備創新意念,迎合市場需求。此外,科技應用已融入企業營商及人類生活,倘計劃包括科技應用元素,或會優先選擇。

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   慎對招投標  降履約風險


    會展行業向來是澳門特區發展的重點行業,然而,持續一年有餘的疫情給澳門會展行業帶來極大衝擊。今期個案,金沙中國通過公開招標,本地企業成功中標並圓滿舉辦嘉年華活動。欣喜之餘,仍需注意關於通過公開招投標的形式進行經濟活動的法律規制問題。

    澳門特區就公開招投標事項的法律規範主要有第63/85/M號法令以及經第30/89/M號法令所修改之第122/84M號法令,以上兩個法令規範的對象是澳門地區行政當局之公共部門,包括具有行政自治權的部門、自治部門以及自治基金組織。針對私營企業之間的公開招投標行為在澳門地區並沒有特別的法令規範,私營企業公開招標的行為可被視為合同法意義上要約邀請的行為,投標方競投的行為可被視為要約行為,兩者均適用《澳門民法典》的規範。

    投標一方中標後,招投標雙方會根據招投標文件的內容正式簽署合同,實踐中,正式簽署合同這一步往往是最容易引發法律糾紛。很多情況下,招投標雙方在正式簽署合同時往往會部分修改原先招投標文件中的內容,這便使得正式合同中的內容與招投標文件出現不一致。如果這些不一致的條款是涉及到諸如價款、工期、支付進度等合同關鍵性因素時,那麼在合同履行期間雙方若就這些因素產生分歧,就非常容易發生相互扯皮的情況。比如合同一方依據對自己有利的招投標文件中的條款進行說理,另外一方則依據正式合同中對自己有利的條款。這些分歧最終還有可能導致法律訴訟發生,使合同雙方耗費不必要的時間以及金錢成本。

    因此,私營企業在通過公開招投標的方式進行商業合作時,需要謹慎對待正式合同與招投標文件中關鍵性條款的一致性問題,以免影響合同的後續正常履行。

    澳門立法及司法見解研究會研習團隊 張贇杰

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   綠色會展管理  可持續發展


    隨着社會對環保和可持續發展日益重視,大型企業亦訂立與環境和可持續發展相關的政策,活動承辦商應掌握如何實行綠色及可持續活動管理。

    以會議展覽活動為例,業界可應用由環境保護局發佈的《會議展覽活動的減廢及廢料分類處理指引》。 “指引”目標鼓勵會展活動的各持份者,包括主辦和承辦單位、場地管理者、佈置設計和製作公司、宣傳公司、參展商、運輸業界、清潔公司等,於活動籌辦和搭建階段、活動進行期間和後續工作中,採用合適的源頭減廢、廢料再利用及分類回收等環保方案和措施去落實3R原則 (Reduce,Reuse, Recycle),妥善減少廢棄物產生及資源浪費。

    “綠色會展”重點包括使用無紙化科技、縮短運輸交通距離、減少木製裝潢、重複利用資源、減少耗能、食材減量和傳遞環保精神等。在參展/會議手冊或宣傳材料中,也可推動參展商、參觀者及與會者實踐綠色會展行為,例如使用節能燈具、改用可重複使用之裝潢物、訂立空調節能效率指標等。

    要對上述“綠色會展”方案和措施作系統化管理,確保能達到可持續活動管理的目標及績效指標,可參考使用國際ISO 20121可持續活動管理標準。根據ISO 20121標準,主辦/承辦單位應考量活動可能對環境、經濟和社會造成的衝擊,並將資源消耗、廢棄物管理、生物多樣性及自然保育、供應商選擇,以及活動期間對周遭社區的影響等納入評估,以識別出可能產生的可持續性議題,訂定可持續管理原則及目標,並以PDCA (Plan-Do-Check-Action)方式作持續檢視和改善。

    若需進一步理解有關“綠色會展”的作業和ISO 管理標準,可致電話:2878-1313,電郵: quality@cpttm.org.mo )查詢。

    生產力暨科技轉移中心

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    科技新體驗  會展品牌漸顯現


    個案企業具備創新意念,籌備展覽的過程充滿靈活性及操作性,能迅速回應及滿足客戶要求,同時亦願意投資研發會展管理系統,提升澳門會展業專業水平。

    然而,會展活動是否成功取決於出席人數。為吸引客人關注會展活動,需要利用新方式在線上線下大量宣傳推廣會展活動信息。因此,個案企業可與政府或相關行業商會聯手合作,向目標客人推介會展活動,吸納大量參加者,然後再在線上宣傳推廣,利用“網紅”在現場進行網上直播,將現場氣氛第一時間傳送到目標客人手上,吸引更多潛在客人到場參加。另一方面,個案企業亦可提高客人與會展內容的互動性,安排小遊戲如尋找“打卡”點、回答小問題或特色相片分享等,吸引客人參與,甚至考慮致送小禮物。

    會展業是澳門產業多元化發展的關鍵策略,業界要引入創新思維、現代科技及靈活應變能力,以提高客人的服務體驗。當中包括善用科技去優化相關程序,例如網上報名、以人面識別方式簡化註冊程序、利用二維碼推送會展資訊及透過電子報表進行意見調查等。就此,個案企業需要加強員工培訓,並在活動創新、宣傳推廣、打造品牌及程序科技化等關鍵環節更具專業能力及國際視野。此外,個案企業亦可多引入專業合作伙伴為每一個會展項目添加創新元素,因為每一次在澳門舉辦的大型會展都是為澳門向國際社會做區域品牌宣傳,是澳門的一張“名片”。個案企業或可與澳門旅遊局合作,借用政府資源共同打造澳門會展、旅遊及美食的特色品牌,造福全澳中小企。

    企業投放在會展管理科技系統、線上線下全方位宣傳能力及員工培訓等支出需要資金支持,建議個案企業與相熟銀行預先洽商好項目融資方案,為企業的長遠發展規劃打好財政根基。

    滙業銀行