參考科希納定律 精兵簡政

2019-03-17 12:24:01 10

   清代中晚期最強的傳統部隊,公認是曾國藩帶領的湘軍。湘軍治軍嚴明,訓練扎實,軍隊編制強調“兵貴精而不貴多”。所謂人多必閒,閒必生事,部隊必須要精兵簡政,企業不可人浮於事。

    無獨有偶,西方也有類似理論——科希納定律(Krishna Harsh Law)。最早由管理學家科希納(Krishna Harsh)在二十世紀初提出,主旨在於:當實際管理人員比最佳人數多,工作時間不但不會減少,反會隨之增加,工作成本就要成倍增加。核心意思是,企業或組織管理不是人多就是好,相反,管理人員越多,工作效率反而越差。故只有控制組織在最合適的人數,才能發揮最高的管理效率。

    科希納定律是針對管理層所做的調查,也同樣適用於組織內部人員的管理。一個組織內,只有每個部門都達到人員的最適合數量,才可把無效的工作時間降到最低,從而降低成本,達到企業利益的最大化。“人多好辦事”在現代企業組織架構中,未必適用。

    人少工作效率提升

    人多力量不一定最大,人少一點常常效率反而提升。

    一、在企業的跨部門工作小組任務中,成員具有相同水平,若不考慮其他特殊因素差異,五人組的效率和完成度往往高於十人組。因人員精簡令分工更明確合理,磨合過程縮短,精簡討論時間,降低管理成本,實現資源分配合理化,人人各司其職。雖然每人做的事情多了,但完成效率提高,且一個部分只交由一人處理,提高任務的一致性和完整度,質量提升,團隊整體表現自然不錯。

    相反,在十人組內,由於人員數量較多,討論耗時較長,磨合難度提高,要達成一致意見的困難也增加。另外,人數較多可能導致任務分配零散、團隊內部分歧變多,分工不明確等問題,這都可能導致整體效率降低,完成度下降,作業質量參差不齊,影響團隊整體表現。

    二、在奢侈品牌銷售店中,一個櫃台往往只有一位專人負責接待顧客。因此常看到偌大的奢侈品店內,服務人員往往不會超過十個。這就是“用人貴精”的實例。設想,若一個櫃台有三四個服務人員同時接待顧客,你一句我一句地推銷商品,會影響高端購物體驗。高端奢侈品銷售講究的是精緻專業,眾多的服務人員不僅不能更好地服務顧客,還會破壞品牌營造的高級感和專屬尊榮。即使奢侈品牌店有足夠空間和資本聘請更多銷售人員,但往往只會精挑細選出少量服務人員,為顧客提供一對一的優質服務,反可促進銷量,提高效率,降低管理成本,優化品牌形象,給企業帶來利益最大化。

    三、全球零售店龍頭沃爾瑪超市創辦人山姆沃爾頓(Sam Walton)也是科希納定律的跟隨者。山姆沃爾頓深知,企業機構越多,人員設置就越有可能不合理,企業內部資源分配效率就會低下,這對強調成本控制、薄利多銷的沃爾瑪超市是不能忍受的事。因此他用人時強調“用最少的人做最多的事”。初期,他把企業管理費用嚴格控制在銷售額的百分之二以下(大部分企業是用銷售額的百分之五)。相差的百分之三為沃爾瑪超市省下不少成本,進一步降低產品零售價格,吸引更多消費者,增加總銷售量。

    需從制度設計着手

    精簡機構和人員是許多企業良好運作的根本,如何利用科希納定律管理企業,是高效企業成功關鍵之一。常用的方法包括:一、合理優化人力資源分配:管理者需了解成本控制和精簡機構與人員的重要性,職位設計要科學理性,避免人浮於事,如有冗員造成的效率低下,就應即時檢討,甚至進行結構改革或人員調動,合理分配人力資源,令每個員工都在合適的崗位上各司其職。當企業遇到問題,不是採取盲目增加機構和人員來解決問題,應好好檢討整體工作流程,了解哪裡出問題。有時精簡機構部門,解聘多餘人員,消除內部臃腫,避免職位重合,反而是提高效率、降低管理生產成本的最好辦法。

    二、樹立嚴謹盡責的企業文化:管理層要從上至下樹立嚴謹盡職的企業優良作風,設立崗位責任制,把每人工作職責劃分清楚,對打混摸魚不做事的環節或人員,予以糾正。避免管理層為彰顯自己權力而安排許多空位閒職的作法,如秘書一號、助理二號、特別助理三號這類人浮於事的情況,如無必要都應檢討。

    三、建立嚴格的監督與激勵機制:企業內部需建立嚴格的監管機制,避免員工消極怠慢。給予員工適當壓迫感、緊張感,即使每個崗位只有一個員工負責,一旦工作態度有問題,企業仍可立刻找到更合適的候選人替代其工作。但也要有適當的激勵機制,鼓勵每人為獲得更高成就感或酬勞,更努力投入工作,為企業創造價值。



    澳門大學工商管理學院教授 劉丁己

     來源:澳門日報